12 Hemligheter för att hålla fler produktiva affärsmöten

Möten som är dåligt hanterade har kallats svarta hål under arbetsdagen och kan verkligen negativt påverka ditt företags produktivitet. Enligt en världs studie gjord av Microsoft, tenderar företag att spendera hela 6 timmar i veckan på möten och närmare 70 % av de som deltar rapporterar att deras möten varit oproduktiva.

 

Bästa övningarna

Här är några enkla övningar för hur du slipar till ditt företags möteskultur eller så måste du använda en rumsbokningssystem till.

 

Ta och reducera antalet möten genom att hitta andra vägar att adressera ditt företag. Om det är enkel information – ta och dela status på projekt, till exempel, mail och annan skriven information. Dina anställda kommer att vara tacksamma och använda deras tid mer effektivt. Om du är osäker på om du ska ha ett möte eller inte, fråga dig själv: Behöver du input från annat folk, för att skapa ett team baserat beslut eller för att lösa en pågående problem? Om inte, så har du troligen inte ett syfte till att hålla ett möte.

 

Skapa en företagskultur när möten är värdiga och respekterade. Om nu tillåter folk att konstant komma sent eller dyka upp oförberedda, så sänder du en signal om att möten inte är viktiga. Stäng dörren så fort ett möte har börjat och starta inte om från början vara för att någon kommer in sent. Skicka ut en agenda i förväg så att alla som deltar kan vara väl förberedda. Var säker på att mötet är action-orienterat. Om deltagare inte i grunden är inriktade på ett mål, borde de inte vara med på mötet. Du kan dela upp tid för varje enskild punkt du tänker ta upp för att försöka uppskatta tiden och efterfråga att någon noterar vad som sägs under mötet.

 

Om du finner dig själv i att du är med på för många möten, kolla med din kalender först för att se om din närvaro är nödvändig. Kanske är det så att du kan be någon annan i ditt team att delta. I dagens krävande affärsklimat så är ”sista-minuten” möten ibland nödvändiga, men de bör vara undantag och inte en regel. Håll inte i möten efter normala arbetstider om det inte är akut.

 

Om du håller i ett möte för att lösa ett problem, börja då med att brainstorma för att stimulera fram lite kreativitet: Skriv ner idéer som är synliga för alla i rummet och var noga med att ta de anställdas input. När alla i teamet har en chans att uttrycka deras egen syn på saken, så kan du och ditt team lättare komma överens om vilken idé som fungerar bäst. Se till att atmosfären är positiv. Ta inte och kritisera kollegor på ett möte. Om deltagare plötsligt blir upprörda eller kritiska, se då vänligt till att möta dem.

 

För att hålla dina möten så korta som möjligt, ge dina deltagare en kortare sammanfattning av punkterna ni ska ta upp för att undvika att dela ut långa dokument. Om folk sitter och går igenom en PowerPoint medan du pratar, så lyssnar de med största sannolikhet inte.

För att få kontroll på högljudda deltagare från att dominera ett möte, var säker på att alla får ett tillfälle att prata med en uppskattad tidsgräns.

Om du stöter på ett problem som inte går att lösa, ha koll på när det är dags att gå vidare. Stanna inte upp vid problem bara för att det inte går att nå konsensus. Ta och återgå till problemet vid ett senare tillfälle.

 

Avsluta mötet med en handlingsplan. Se till att alla som lämnar mötet vet om vad som väntas av var och en av dem.