MODERNISERA ERA MÖTESRUM

När man tänker på hur stor del av arbetstiden som tillbringas på möten, är det förvånande hur underutnyttjade och förbisedda själva rummen är. Vissa tillbringar faktiskt lika mycket eller till och med mer tid i mötesrummet än vid sina egna skrivbord! Så det är faktiskt väldigt viktigt att se till så att de här platserna är så bekväma och arbetsvänliga som möjligt.

Det talas mycket om hur man får ett möte effektivt, men det nämns aldrig hur man förbättrar själva rummet, förvånande nog eftersom det är en så viktigt del av hur mötet upplevs.

Väl utformade och högkvalitativa mötesrum känns inbjudande, bekväma och väcker kreativitet. Att utforma mötesrummet på rätt sätt kan göra mötet mer produktivt och effektivt.

 

Syftet med mötesrummet

Innan du inreder ett mötesrum behöver du tänka igenom vilken funktion det ska fylla och vilka behov ditt team har. Om du har flera olika rum att välja mellan, bestäm dig först för vilken storlek det ska ha och var det ska vara beläget. Tänk över:

 

  • Vad är syftet med rummet? Ska det vara litet och hemtrevlig och inbjuda till samarbete, eller ska det vara stort och lämpa sig för styrelsemöten?
  • Jobbar ditt team i små eller stora grupper?
  • Kommer rummet användas av kunder eller är det enbart till för företagets interna arbete?

 

Tänk över de här punkterna, bland många andra, när du utformar de rum som din verksamhet behöver.

 

MÖBLERING

För att ett rum ska bli riktigt inrett, krävs nödvändig utrustning. Tänk på det här:

 

Teknik

Alla rum behöver inte ha skärmar och kommunikationsenheter men att ha ett system för rumsbokning kan vara värt att överväga för att förenkla just detta. Detta finns som applikationer, och ett bra exempel är Pronestor Room, som gör det möjligt att väldigt enkelt boka rum och planera möten på mobilen och datorn. Då det ofta är stor efterfrågan på mötesrum, kan sådana bokningsprogram bidra till ökad trivsel på arbetsplatsen.

Många moderna kontor är utformade för att kunna ha telefonkonferenser, så de har inbyggd utrustning för ljud och bild, så som högkvalitativa kameror, mikrofoner och projektorer/skärmar.

 

Möbler

Det finns otaliga faktorer att ta hänsyn till innan man påbörjar möbleringen av ett rum. Budgeten är en av dem, eftersom det gäller att hålla sig inom ramarna för den. Kommer människor mestadels sitta ner under mötet, eller kommer de ofta stå upp eller gå omkring, vilket i så fall kanske innebär att man inte i första hand ska prioritera extra bekväma stolar?

 

Ljus

Ljuset kan göra stor skillnad för hur man upplever mötesrummet. Alltför dämpad belysning kan göra människor sömniga, medan alltför skarpt ljus kan orsaka huvudvärk och göra det svårt att läsa på skärmar.

Beroende på syftet med mötesrummet, så måste belysningen passa för just det syftet. Styrelserum med mycket dagsljus kan behöva utrustas med persienner som fortfarande gör rummet ljust, medan det i bekväma rum passar bättre med lite mer dämpad belysning.

Andra saker att tänka på är färgsättning – om man ska ha företagsfärgerna, och vilka material som ska användas – bekväma, rena material.

Vilket du än väljer, se till att tänka igenom det noga, och se det som en investering för ditt företag.